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Schnellstart
von der Installation bis zur Bedienung

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Dieses Kapitel fasst die umfangreichen Kapitel der Installation und Bedienung auf wenige Seiten zusammen und erlaubt einen schnellen Einstieg in die Installation und die wichtigsten Funktionen. Ausführliche Informationen zur Installation und Bedienung finden Sie in den anschließenden Kapiteln.

Installations-Voraussetzungen

Im Kapitel Technische Voraussetzungen finden Sie ggf. aktuellere, aber in jedem Fall eine umfangreichere Auflistung der Voraussetzung.

  • Windows® 2000, Windows® XP oder Windows® 2003
  • TCP/IP Protokoll
  • MDAC 2.71 (getestet bis MDAC 2.8)
  • Arbeitsspeicher mindestens 256 MB (empfohlen 512 MB oder mehr)
  • CPU 1Ghz (empfohlen 3 GHz oder mehr)
  • Festplattenplatz: 400 MB frei

Die Installation

Der Setup-Assistent SETUP.EXE fragt alle PC-Einstellungen ab und installiert die nicht vorgefundenen Betriebssystemerweiterungen oder Module. 

Über die Installationsauswahl entscheiden Sie sich für eine Einzelplatz- oder Netzwerk-Version. Beim Einzelplatz werden der SQL-Datenbankserver und EULANDA® auf demselben PC installiert. In Netzwerken (PeerToPeer oder Server) werden der SQL-Server auf einem zentralen PC installiert und EULANDA® auf allen Arbeitsstationen. Alternativ dazu genügt es, statt EULANDA® auf allen Arbeitsstationen zu installieren, einfach nur eine Verknüpfung von EULANDA.EXE des Zentralrechners auf die Arbeitsplätze zu ziehen.

Während die PeerToPeer-Version aus einer Vernetzung von Arbeitsplätzen besteht, ist bei der Client/Server-Version ein echter Server, also z.B. ein Windows® 2003 Server mit der Vollversion des SQL-Servers vorhanden.

Nach Abschluss der Rohinstallation können Sie EULANDA® über „Startmenü\ Programme\CN Software GmbH“ starten. Beim Erststart wird eine neue Datenbank angelegt; hier werden einige Eingabewerte benötigt.

Passwortbox mit Mandanteneingabe

SQL-Server ist auf dem...

In der ersten Option wählen Sie zwischen Einzelplatz und Netzwerk-Arbeitsplatz. Dies bezieht sich auf den SQL-Server. Befindet sich der SQL-Server auf dem Arbeitsplatz, an dem Sie gerade arbeiten, so wählen Sie die Option „Einzelplatz“, befindet er sich auf einem PC im Netzwerk, so wählen Sie „Netzwerkserver“.

IP oder SQL-Server-Name

Bei der Netzwerkoption können Sie den Servernamen oder die IP-Nummer des Servers eingeben. Wird festgestellt, dass lokal kein SQL-Server vorhanden ist, so ist die erste Option von vornherein nicht anwählbar.

SQL-Admin, Passwort

Der SQL-Server erlaubt nur dem Administrator das Anlegen von Mandanten. Standardmäßig heißt der Administrator des SQL-Servers „sa“, wobei bei der Erstinstallation kein Passwort vergeben wurde.

Mandanten-Name

Als Mandanten-Name tragen Sie am besten den Namen Ihrer Firma ein. Dieser darf keine Sonderzeichen, wie Umlaute, Punkte usw., enthalten. Der Mandanten-Name wird gleichzeitig als Dateiname für die Datenbank und für den logischen Datenbanknamen im SQL-Server benutzt.

Mandant bzw. Datenbank wird angelegt

Nach Bestätigen des Dialogs wird die Datenbank, also der Mandant, angelegt. Dies kann ca. 10 Minuten dauern. Anschließend kann der Mandant durch Anklicken gestartet werden. 

Start des Mandanten

Demo- oder Vollversion

Bei einem Erststart des Mandanten wird die Lizenz abgefragt.

Wählen Sie Ihren Lizenzmodus.

Als Demoversion lizenzieren

Die Demoversion arbeitet 30 Tage. Zur Berechnung des Zeitraumes werden die ältesten und neuesten Rechnungen, Angebote und Aufträge verwendet. Liegt das Datum des ältesten und neuesten Vorgangs mehr als 30 Tage auseinander, so ist der Zeitraum zum Testen abgelaufen. Sie können jedoch einen neuen Mandanten anlegen und diesen wiederum 30 Tage testen.

Registrierungs-Schlüssel eingeben

Sie haben eine Vollversion erworben, und Ihnen liegt ein Registrierbogen mit Ihrer Firmenanschrift vor. Wählen Sie die letzte Option – „Registrierschlüssel eingeben“.

Die Lizenznummer besteht nur aus Ziffern von 0-9 und Buchstaben von A-F. Bei der Eingabe der Adress-Informationen ist es wichtig, jedes Zeichen genau wie angegeben einzugeben, also mit Leerzeichen, Abkürzungen usw.

Die Anschrift ist mit dem Registrierungs-Schlüssel verschlüsselt und muss absolut exakt eingegeben werden, weil sonst der Lizenzschlüssel abgewiesen wird.

Bedienung

Alle Eingabemasken befinden sich zunächst im Such-Modus. Dies wird auf zwei Arten sichtbar. Zum einen steht der Modus oben links in der Infozeile und zum anderen ist die Feldhintergrundfarbe grün.

EULANDA® hat neben einer guten Mausunterstützung auch eine herausragende Tastaturunterstützung.

Neue Datensätze

Neue Datensätze werden, wie in Outlook®, mit Strg+N oder mit dem Plus-Symbol in der Werkzeugleiste angelegt.

Daten speichern

Mit Strg+Enter oder dem Häkchen in der Werkzeugleiste werden Datensätze gespeichert.

Daten suchen

Der Suchmodus ist die Grundeinstellung jeder Bildschirmmaske. Wird der Suchmodus nicht oben rechts in der Kopfleiste angezeigt, so befindet sich die Bildschirmmaske in einem Untermodus. Durch mehrfaches Drucken der ESC-Taste gelangt man in den Suchmodus (=Grundstellung).
Daten können im Suchmodus gesucht werden, indem in einem beliebigen Feld ein Suchtext eingegeben und dieser mit der Enter-Taste bestätigt wird. Der Suchmodus wird in der oberen Informationszeile angezeigt, zusätzlich ist der Suchmodus an der geänderten Feldhintergrundfarbe (rosa) zu erkennen. Alle gefundenen Daten können dann durch „Blättern“ (Cursor links/rechts) oder in der Listendarstellung (=Browser) angesehen werden. Der Browser kann über Strg+Enter  oder das Tabellen-Symbol in der Werkzeugleiste aufgerufen werden.  Die gefundene Anzahl Datensätze wird unten links als „Treffer“ angezeigt. Ein Datensatz kann geändert werden, indem er mit der Enter-Taste bestätigt wird. Die Änderung wird mit Strg+Enter oder dem Haken in der Werkzeugleiste gespeichert.

Löschen von Daten

Daten, die im System keinen Bezug haben, also zu denen keine weiteren Buchungen gespeichert sind, können mit der Minus-Taste in der Werkzeugleiste oder der Entf-Taste im Blättermodus gelöscht werden. 

Merkmal-Baum einblenden

Merkmalbaum

Der Merkmalbaum wird über das Menü „Ansicht“ bzw. durch Anklicken des Wortes „Adresse“ bzw. „Artikel“ in der Statuszeile eingeblendet.

Neue Merkmale können Sie mit der rechten Maustaste anlegen, wobei es beliebig viele Merkmale und Ebenen sein können.

Über Merkmale ordnen Sie Ihre Daten unabhängig von der Sortierung oder den Feldern in den Masken. Jeder Datensatz kann beliebig vielen Merkmalen zugeordnet sein.

Wird der Merkmalbaum beim Suchen in den Stammdaten nicht auf dem obersten Eintrag angeklickt, so beziehen sich alle Suchanfragen nur noch auf den angewählten Teilbereich. Über Merkmale lassen sich unter anderem Serienbriefe und Datenexporte einschränken.

INFO-System

Beispiel eines Infosystems

Das Infosystem erreichen Sie über das I-Symbol in der Werkzeugleiste. Es zeigt Ihnen alle Verbindungen Ihrer Daten an. So können Sie zum Beispiel vom Kundenstamm aus sehen, welche Artikel der Kunde bezogen hat, zu welchen Konditionen, welche Aufträge noch offen sind und mehr.

Neben dem lokalen Infosystem gibt es noch ein „Allgemeines Infosystem“, das die Informationen zu Kundengruppen oder Artikelgruppen anzeigt. Diese Funktion wird ebenfalls in der Werkzeugleiste, dort aber über das kleine Dreieckssymbol rechts daneben, aufgerufen.

Aufträge anlegen und eine Rechnung erzeugen

Wählen Sie in der Schnellstartleiste (=Leiste links) im Abschnitt „Auftragswesen“ das Modul „Auftrag“ aus.

Ein neuer Auftrag wird über das Plus-Symbol in der Werkzeugleiste angelegt. Geben Sie anschließend in den farblich rosa gekennzeichneten Adress-Suchfeldern den Suchbegriff zur Kundensuche ein. Starten Sie die Suche mit der Enter-Taste. Werden aufgrund der Suche mehrere Datensätze gefunden, so bekommen Sie die Anzahl der „Treffer“ unten links angezeigt. In den Suchergebnissen können Sie mit den Cursortasten links/rechts „blättern“ oder die Listendarstellung über das Tabellensymbol in der Werkzeugleiste aufrufen. Die richtige Adresse wird nun mit der Enter-Taste ausgewählt.

Ist der Kunde noch nicht in den Stammdaten erfasst, so kann er mit der Tastenkombination Strg+Alt+D zwischengefügt werden.

Sie können den Auftragskopfdatensatz nun ergänzen und ihn anschließend mit der Tastenkombination Strg+Enter oder über das Häkchen in der Werkzeugleiste speichern.

Es wird in die Positionserfassung verzweigt. Hier können Sie in den farblich markierten Feldern den Artikelsuchbegriff eingeben. Die Auswahl eines Artikels wird mit der Enter-Taste bestätigt. Beim Speichern der Position mit der Tastenkombination Strg+Enter verzweigt man zunächst in das Mengenfeld. Soll die voreingestellte Menge mit „1“ übernommen werden, so kann sofort auf das Häkchen in der Werkzeugleiste geklickt werden, andernfalls überschreiben Sie die Zahl und speichern mit Strg+Enter.

Die Auftragsbestätigung lässt sich jederzeit über das Druckmenü oder die Tastenkombination Strg+P ausdrucken oder mit Strg+F2 in der Vorschau ansehen.

Ist die Erfassung abgeschlossen, so kann mit der ESC-Taste in die Kopfdaten zurückgewechselt und der Auftrag über das Aktionen-Menü bzw. Strg+R in eine Rechnung umgewandelt werden. Die Automatik verzweigt hierbei in das Rechnungs-Modul, wo sich die neue Rechnung mit Strg+P ausdrucken lässt.

Die Erfassung von Positionen erfolgt also stets am Auftrag, die Rechnung ist intern nur eine Buchungsfunktion. Wird direkt der Auftrag in eine Rechnung gebucht, so erzeugt das System automatisch einen Lieferschein und bucht das Lager.

Auswahl der neuesten Vorgänge

Die zuletzt angelegten Angebote, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen rufen Sie ab, indem Sie im jeweiligen Feld „Nummer“ die Enter-Taste ohne Zifferneingabe betätigen. Die aktuellsten Daten werden dann automatisch angezeigt und können über das Tabellensymbol in der Werkzeugleiste auch als Liste (=Browser) abgerufen werden.

Änderung in den erfassten Positionen

Wenn Sie sich im Neuanlage-Modus eines Auftrags befinden, werden automatisch die Artikel gesucht und angezeigt. Möchten Sie nun eine Position ändern, so betätigen Sie im Positionsbereich einmal die ESC-Taste. Sie befinden sich dann zwar immer noch in der Positionsmaske, können aber in den Positionen durch Eingabe eines Suchtextes oder durch Eingabe der Enter-Taste in den bereits erfassten Positionen „blättern“ oder den Browser zur Listendarstellung über das Tabellensymbol in der Werkzeugleiste aufrufen. Die zu ändernde Position wird mit „Enter“ bestätigt.

Um in die Neuanlage von Positionen zu wechseln, klicken Sie auf das Plus-Symbol in der Werkzeugleiste oder betätigen Sie alternativ die Tastenkombination Strg+N.

Änderungen in Rechnungen oder Aufträgen

Möchten Sie einen bereits in eine Rechnung umgewandelten Auftrag abändern, so rufen Sie im Aktionen-Menü des Auftrags den Punkt „Diesen Auftrag Weitererfassen (Storno LF+RE)“ (=Umsch+Strg+E) auf.  Ändern Sie die Auftragspositionen wunschgemäß ab. Anschließend wandeln Sie den Auftrag wieder über das Aktionen-Menü bzw. Strg+R in eine Rechnung um und drucken diese wie zuvor beschrieben aus. Sie gelangen auch von der angezeigten Rechnung direkt in den Auftrag, indem Sie in den Rechnungskopfdaten die Tastenkombination Strg+G aufrufen und im Gehe-Modus den dazugehörenden Auftrag anwählen. Alternativ kann über das Menü „Ansicht“ die Kurzinformation eingeblendet werden. Die Auftragsnummer ist dort als Hyperlink unterstrichen dargestellt. Ein Klick auf die Nummer verzweigt ebenfalls zum Auftrag.

Konzept der Auftragsbearbeitung

Alle Änderungen an den Kopfdaten oder Positionen werden immer am Auftrag durchgeführt. Lieferscheine, Rechnungen usw. sind dagegen reine Buchungsvorgänge.

Ein Lieferschein kann aus einer beliebigen Anzahl von Aufträgen bestehen. Eine Rechnung wiederum kann aus verschiedenen Lieferscheinen bestehen (=Sammelrechnung).

Zu einer Rechnung können verschiedene Zahlungseingänge verbucht werden. Entspricht die Summe der Zahlungen dem Rechnungsbetrag, so ist die Rechnung ausgeglichen und erscheint weder im Mahnwesen (Kontoauszug), noch in der Offenen-Postenliste.

Online-Hilfe und Dokumentation

Die Online-Hilfe ist über die Funktionstaste F1 aufrufbar und kontextbezogen. Das Kapitel „Hilfe zur Hilfe“ sollten Sie in jedem Fall durcharbeiten, denn dort finden Sie neben den Grundfunktionen auch die erweiterten Möglichkeiten der Hilfe beschrieben.

Sie können in der Hilfe über ein Inhaltsverzeichnis oder den Index weitere Informationen finden; zusätzlich erlaubt die Funktion „Suchen“, durch Volltexteingaben nach jedem Wort in der Dokumentation zu suchen. Eine Jokersuche „mahnen*“, aber auch eine Kombinationssuche mit mehreren Begriffen, lässt Sie schnell die gewünschte Seite finden. Damit Sie immer über die allerneueste Dokumentation verfügen, haben wir auf unserem Internet-Server im Anwenderforum unter http://forum.eulanda.de die aktuelle Fassung der Dokumentation im Bereich „Download“ für Sie bereitgestellt. Auf unserer Homepage finden Sie unter „EULANDA-Inside“ auch eine webbasierte Dokumentation zum Online-Nachschlagen.